研修資料を翻訳するコツを解説!海外進出・外国人受け入れ企業必見

近年全世界でグローバル化がますます活発化しています。日本でも少子高齢化問題や経費面などさまざまな理由から、他国に進出したり、他国の労働力を受け入れる企業が増えている状況です。その際に必要となる作業のひとつに、会社が保有する文書の現地言語への翻訳が挙げられます。なかでも研修資料の翻訳は、新しいことを身につけてもらうために、さまざまな配慮を必要とする重要な文書です。今回は、研修資料を翻訳すべき会社の種類と、研修資料の種類、翻訳のポイントを説明します。

研修資料を翻訳すべき企業

研修資料を翻訳すべき企業

海外と関わりのある企業の中でも、研修資料を翻訳すべきはどのような企業でしょうか。以下の用例を読みながら、貴社が海外進出や外国人受け入れする場合をイメージしてみてください。

海外進出を目指す企業

近年では業種を問わず海外進出が活発になっています。国内の市場規模には限りがあるため、世界的に売買の経路を拡大し、事業成長をめざす会社も多いことでしょう。海外で知名度が上がることによって国内においても会社の価値が向上し、売上の伸長や従業員の増加という相乗効果も期待できます。ただし、自社製品やサービスが世界に通用するクオリティのものであったとしても、言語の壁によって海外進出に二の足を踏む会社が多いことも事実です。

進出先の言語とビジネスに明るい現地の従業員を雇うことで、現地の顧客とのやりとりをスムーズ行うことが期待されます。現地従業員を雇い入れる場合は現地言語での研修が必要となり、その際使用する資料の翻訳が必要です。

外国人技能実習生を受け入れる企業

海外進出を考えていない企業でも、外国人の研修が必要となる場合があります。例えば世界的な人材育成や国際貢献を目的として外国人の技能実習生を受け入れる企業が増加しています。

技能実習生とは、開発途上国の経済発展を目的として最大5年日本で技能実習を行う制度です。平成30年には25万人以上の技能実習生が在留しており、うち約10.4万人はベトナム国籍、約7.9万人は中国国籍となっています。他にもフィリピン、インドネシアなど東南アジアの国を中心にさまざまな国から受け入れを行っている状況です。技能実習生の受け入れ職種は限定されているため、今後受け入れを検討している企業は公的機関に確認が必要です。

技能実習では実習当初の原則2ヶ月間、座学での講習が行われます。その際は研修のための資料が必要になるため、実習生が理解できるよう翻訳を行う必要性があります。実習生は事前研修で日本語を学んでいますが完璧ではないため、外国語で書かれた資料が必要です。

【参考】外国人技能研修制度の現状、課題についてー厚生労働省

翻訳すべき資料

翻訳すべき資料

研修では比較的短期間で、会社情報や仕事内容、注意点などを正確に幅広く網羅して教育する必要があります。受講生の理解度の深さが人材の活用度に直結するため、きちんと資料を準備したいところです。翻訳すべき研修資料にはどのような種類があるのでしょうか。

会社案内資料

受講生に会社の理念や会社概要、サービス内容などの基本部分を伝える重要な資料です。海外進出を行う企業は翻訳した会社案内を顧客に配布するなど活用することもできます。

コンプライアンスマニュアル

コンプライアンスとは法令や倫理など社会規範を業務を行うことです。企業に所属する外国人も禁止事項やマナーなどを身につける必要があります。留意事項を記載したコンプライアンスマニュアルは日常的に都度確認するために携帯する場合もあります。外国人といえども企業の一員として信頼に足る行動が求められ、法令違反などが起きた場合は企業がその責任を背負うこととなります。会社の信用に関わる重要な内容であるため、受講者が正しく理解できるよう細心の注意を払った翻訳が求められます。

教育マニュアル

企業に新しく入った外国人は右も左も分からない状態であるため、業務の手順などをできるだけ丁寧に説明する必要があります。きちんと翻訳したマニュアルを準備しておくことによって都度OJTで説明する手間が減り、効率的に業務を開始することができるようになります。

また、工場などの施設内に貼ってある案内文書や注意書きなども翻訳してあるとより良いでしょう。

作業手順書(専門書)

外国人技能実習生は専門技能を教育する必要があり、業務に作業手順書が必要となります。作業手順書とは作業の手順を解説した書類です。業務マニュアルは業務全体の流れを説明するのに対し、作業手順書は作業1つ1つの方法を解説しており、内容が複雑な業務に必要な専門書となります。研修で必要となる他の書類よりも専門用語が頻出するため、翻訳に時間がかかる場合も多いです。

研修資料を翻訳するときのコツ

研修資料を翻訳するときのコツ

外国人を雇用する企業では外国語の研修資料が必要となり、研修資料には幅広い種類があるとわかりました。ここからは、研修資料を翻訳する際のコツを解説します。

 翻訳会社に依頼

やはり一番のおすすめは、翻訳会社に作業を依頼することです。

研修資料には専門用語が含まれるため、自力で翻訳するよりも翻訳会社に依頼して正しいニュアンスで翻訳することが良いでしょう。その際、該当業界・分野に明るい翻訳者・翻訳会社を選ぶことができればより安心して専門的な内容の翻訳を依頼することができます。また、翻訳会社によって必要な期間や翻訳料金は大きく異なります。短期間で仕上げることのできる会社の方が料金は高くなる傾向があるため、予算とスケジュールに合わせて依頼先を選びましょう。

また、研修資料は一般的に分量が多いため、翻訳会社に依頼することで時間が節約できるというメリットもあります。
機密情報が含まれる資料を翻訳依頼する場合は、機密保持契約書(NDA)を締結するようにすると安心です。

従業員に言語を合わせる

従業員の中にはある程度日本語を理解する人もいますが、内容が専門的な研修資料は母国語で読むことで内容の理解度が高まります。ただし他国から外国人従業員を日本に受け入れる場合、従業員が多国籍となり、準備すべき研修資料の言語も複数必要となる可能性があります。

なかでも近年は東南アジアからの従業員数が増加していることが以下の表から分かります。従業員に合わせてベトナム語や、今後一層ニーズの増加が見込まれるタイ語などに翻訳した研修資料が必要となります。従業員の言語に対応している翻訳会社を選びましょう。

外国人技能研修制度の現状、課題についてー厚生労働省

【参考】外国人技能研修制度の現状、課題についてー厚生労働省

要点だけを翻訳

研修資料を全て翻訳すると費用が高額になりがちです。そこで、翻訳費用を抑えるために要点のみをまとめて翻訳依頼する方法があります。翻訳会社に提出する前に必要不可欠な部分を抜粋しておきましょう。文書を短くまとめることで従業員もマニュアル等を理解しやすくなり、研修の期間の短縮も期待できます。

まとめ

外国人は日本とは異なる常識を持っている場合がほとんどです。日本人向けに行う研修をそのまま現地の言葉で行えば良いわけではなく、国による考え方の違いや進出先の風習を考慮した研修内容にするよう工夫が必要です。調査に基づき、さまざまなシーンを想定したマニュアル作りが必要となるでしょう。

グローバル化に伴い今後一層翻訳が必要となるシーンが増えると予想されます。ニーズに合わせた適切な翻訳会社を活用するよう、見極めが重要です。

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ABOUTこの記事をかいた人

翻訳監修

セス ジャレット:Seth Jarrett

カナダ出身。翻訳会社のアイ・ディー・エー株式会社に13年以上在籍。翻訳者のクオリティーチェックから英語のリライトまで幅広く対応。自らパンやスイーツをつくる料理人でもある。